Hoe werkt het proces van data wissen bij IT-apparatuur?

Hoe werkt het proces van data wissen bij IT-apparatuur?

Data wissen bij IT-apparatuur is een gecontroleerd proces waarin elke datadrager gecertificeerd wordt overschreven of fysiek vernietigd, met een audit-proof verklaring als bewijs. Tussen een snelle afvoer en een gecertificeerde datavernietiging volgens ISO 27001-procedures, AVG-richtlijnen en erkende vernietigingsnormen zit een wereld van verschil.

Wij regelen dit dagelijks, van een paar laptops tot complete kantoorinventarissen. De keuze die je maakt, heeft directe gevolgen voor hoe jij omgaat met je data veiligheid en compliance.

Waarom is veilig data wissen zo belangrijk bij oude IT?

Een laptop die je zomaar afdankt of inlevert, bevat in veel gevallen nog gewoon bedrijfsdata. Denk aan klantgegevens, financiële documenten of personeelsinformatie. Dat is geen theorie, dat is de praktijk die wij dagelijks tegenkomen. Zonder aantoonbare dataverwijdering ben je als organisatie aansprakelijk voor een datalek. Met alle AVG-gevolgen van dien.

De drie meest voorkomende redenen waarom bedrijven bij Whale Recycling aankloppen:

• Voorkomen dat vertrouwelijke bedrijfsdata uitlekt via oude IT-apparatuur

• Aantoonbaar maken dat data veilig en gecertificeerd is vernietigd, bijvoorbeeld voor audits of compliance

• Voldoen aan AVG-richtlijnen én tegelijkertijd bijdragen aan duurzaamheidsdoelstellingen

In alle drie de gevallen is het antwoord hetzelfde: gecertificeerde dataverwijdering met een vernietigingsverklaring als bewijs.

Wat is het verschil tussen data wissen, formatteren en shredderen?

Formatteren is niet hetzelfde als data wissen. Bij een format wordt de bestandsstructuur verwijderd, maar de data zelf staat er nog gewoon op. Met vrij beschikbare software haal je die bestanden zo terug.

• Formatteren. De bestandsstructuur verdwijnt, de data blijft. Apparaat is herbruikbaar, maar niet auditproof. Voor zakelijke afvoer onbruikbaar.
• Data wissen via gecertificeerde software. De methode hangt af van het type opslag: HDD’s overschrijven we meerdere keren, voor SSD’s gebruiken we technieken die geschikt zijn voor flashgeheugen. Het proces voldoet aan NIST 800-88, de internationale standaard voor veilige datavernietiging. Daarnaast worden wij binnenkort gecertificeerd operator en officieel partner van Certus. Dit onderstreept dat wij beschikken over de juiste kennis en processen op het gebied van professioneel en veilig data wissen.
• Fysiek shredderen. Datadragers worden mechanisch vernietigd tot deeltjes van 9 tot 11 mm. Apparaat is daarna niet meer bruikbaar, wel volledig auditproof en onomkeerbaar.

Bij Whale IT Recycling gebruiken wij twee methodes: softwarematige verwijdering via Certus-software en fysiek shredderen van de datadrager. Welke methode wij kiezen, hangt af van de staat van het apparaat en je eigen eisen. Heeft het apparaat nog waarde, dan wissen wij de data via Certus. Is dat niet meer het geval, dan halen wij de datadrager eruit en shredderen wij die.

Hoe ziet het proces van data wissen bij Whale IT Recycling er stap voor stap uit?

Het proces begint bij jou op locatie. Wij halen de hardware op, pakken alles in en regelen de volledige logistiek. Je hoeft zelf niets voor te bereiden, wij sturen een instructie of vragen naar je wensen. Daarna volgt de verwerking bij ons.

Dit zijn de stappen:

Stap 1 — Ophalen. Wij halen de apparatuur op, ook het minder mooie spul. Wij verpakken op locatie en regelen het transport.
Stap 2 — Registratie. Elk apparaat en datadrager wordt geregistreerd op serienummer. Je weet dus precies wat er is ingeleverd.
Stap 3 — Data wissen of shredderen. Afhankelijk van de methode wissen wij via Certus-software volgens de normen van NIST800-88 of vernietigen wij de drager mechanisch tot deeltjes van 9 tot 11 mm. Certus overschrijft de data meerdere keren volgens erkende normen, waarna herstel onmogelijk is.
Stap 4 — Vernietigingsverklaring. Binnen 48 uur ontvang je een audit-proof vernietigingsverklaring per apparaat. Die bewaar je voor je AVG-dossier of zet je in bij een compliance-audit.
Stap 5 — Refurbishment of recycling. Wat herbruikbaar is, gaat de refurbishmentmarkt op. De rest wordt verantwoord gerecycled via ons eigen netwerk. Jij hoeft niets te doen, wij nemen het volledig uit handen.

Welke wettelijke eisen gelden voor data wissen in Nederland?

De AVG verplicht je om persoonsgegevens adequaat te beveiligen, ook bij vernietiging van hardware. Dat betekent in de praktijk dat je moet kunnen aantonen wat er met de data is gebeurd. Een mondeling akkoord of een factuur van een ophaalpartij is daarvoor niet voldoende.

Wat je nodig hebt voor AVG-proof data wissen:

• Een aantoonbare en genormeerde verwijderingsmethode
• Registratie per apparaat met serienummer
• Een schriftelijke vernietigingsverklaring van de verwerker
• Een gecertificeerde verwerker, bij voorkeur met ISO 9001, ISO 14001 en WEEELABEX-certificering

Wij voldoen aan al deze eisen. Wij beschikken namelijk over WEEELABEX, ISO 9001, ISO 14001 en VIHB-registratie. Precies wat grote publieke instellingen en bedrijven nodig hebben bij aanbestedingen.

Is gecertificeerd data wissen ook voordelig voor je restwaarde?

Ja. Veilig data wissen via software laat het apparaat intact. Als een laptop of desktop na het wissen nog voldoende waarde heeft, gaat die bij ons de refurbishmentmarkt op. De restwaarde die dat oplevert, wordt verrekend. Zo combineer je dataveiligheid met een financieel voordeel, zonder dat je er zelf werk aan hebt.

Het is geen keuze tussen veiligheid en opbrengst. Bij Whale IT Recycling regel je beide in één stap.

Direct aan de slag? Vraag eenvoudig een offerte aan.

Veelgestelde vragen over data wissen

Kan ik zelf controleren welke apparaten zijn gewist?

Ja. Bij wissen registreren wij zowel het serienummer van het apparaat als dat van de datadrager. Bij shredderen leggen wij het serienummer van de datadrager vast. Je ontvangt een vernietigingsverklaring waarop precies staat wat er is verwerkt en hoe.

Hoe snel ontvang ik de vernietigingsverklaring?

Bij shredderen binnen 48 uur na verwerking. Wissen is een tijdsintensiever proces, dus dan duurt het iets langer. De verklaring is in beide gevallen geschikt voor AVG-audits en compliance-rapportages.

Wat als sommige apparaten beschadigd zijn of niet meer opstarten?

Geen probleem. Apparaten die niet meer werken, shredderen wij mechanisch tot deeltjes van 9 tot 11 mm. Ook dan ontvang je een vernietigingsverklaring per apparaat, dit alles regelen we vanaf onze eigen locatie.

Welke software gebruikt Whale IT Recycling voor het wissen van data?

Wij gebruiken Certus-software volgens de normen van NIST800-88. Deze software overschrijft data meerdere keren volgens erkende normen, waarna de gegevens niet meer te herstellen zijn. De methode is audit-proof en voldoet aan de eisen van de AVG.

Is Whale IT Recycling geschikt voor grote aantallen apparaten, zoals bij gemeentes of scholen?

Ja. Wij werken met grote volumes en hebben de certificeringen die publieke instellingen vereisen voor aanbestedingen, waaronder WEEELABEX, ISO 9001, ISO 14001 en VIHB-registratie. De logistiek, documentatie en rapportage regelen wij volledig voor je.