AEEA-afgifteplicht 2027: zo voer je oude IT af als organisatie

Nieuwe laptops uitgerold, een serverruimte vernieuwd of een kantoorlocatie gesloten? Dan blijft er vaak een flinke partij oude IT achter. Naar verwachting gaat per 1 januari 2027 de AEEA-afgifteplicht in, waarna die apparatuur via een erkende route moet worden afgevoerd. In dit blog lees je wat die plicht inhoudt, welke apparatuur eronder valt, hoe je data aantoonbaar verdwijnt en welke administratie je op orde moet hebben.

Wat is de AEEA-afgifteplicht en voor wie geldt die?

AEEA staat voor Afgedankte Elektrische en Elektronische Apparatuur. De afgifteplicht schrijft bedrijven die veel elektronica afdanken voor via welke routes ze die apparatuur moeten afvoeren. Volgens de ILT gaat de plicht naar verwachting in op 1 januari 2027.

Je mag je afgedankte IT dan alleen nog op deze manieren kwijt:

• Bij een CENELEC-gecertificeerde verwerker
• Bij een Wecycle-inleverpunt
• Bij een inzamelaar met een AEEA-inzamelvergunning

Het doel is dat waardevolle grondstoffen behouden blijven en schadelijke stoffen verantwoord worden verwijderd. Elektronisch afval tussen gewoon schroot mengen is trouwens nu al verboden.

Welke IT-apparatuur valt eronder?

Als vuistregel geldt: alles met een stekker, batterij of accu dat is afgedankt. Binnen organisaties gaat het bijvoorbeeld om:

• Computers, laptops en werkstations
• Servers en opslagapparatuur
• Switches, routers en andere netwerkapparatuur
• Beeldschermen, printers en scanners
• Zakelijke telefoons en tablets
• Toetsenborden, muizen, dockingstations en adapters
• Elektrisch gereedschap en elektrische kantoorapparatuur

Voor sommige apparaten gelden uitzonderingen of aanvullende acceptatievoorwaarden. Whale richt zich op zakelijke IT en elektronica, en neemt ook het minder aantrekkelijke materiaal mee. Stuur een inventarislijst of een paar foto’s, dan weten we snel welke aanpak bij jouw partij past.

Waarom mag e-waste niet zomaar de grens over?

Een buitenlandse opkoper die je oude apparatuur meeneemt, lijkt een makkelijke oplossing. Maar e-waste zonder de vereiste procedure naar het buitenland vervoeren is illegaal. Daarvoor is doorgaans een EVOA-kennisgeving (notificatie) en toestemming van de betrokken autoriteiten nodig. Een transportdocument of factuur is dan niet genoeg. Naar sommige bestemmingen is uitvoer van e-waste zelfs helemaal verboden.

Ook het etiket ‘tweedehands’ verandert daar niets aan. Bij export voor direct hergebruik moet aantoonbaar sprake zijn van werkende apparatuur die voldoet aan de eisen voor testen, documentatie en verpakking. De precieze regels vind je bij de ILT, onder internationaal transport van e-waste en export van gebruikte apparatuur.

Kies daarom een gecertificeerde partner in Nederland die inzicht geeft in de bestemming van jouw apparatuur. Controleer ook de bevoegdheden en de scope van het certificaat: een Nederlandse vestiging alleen is geen garantie voor correcte verwerking.

Hoe verloopt de afvoer van oude IT bij Whale?

De afvoer begint met een beoordeling van de apparatuur: wat kan nog worden gebruikt, welke gegevensdragers moeten worden gewist of vernietigd en wat gaat naar recycling? Daar stemmen we het traject op af:

1. Inventarisatie en waardebepaling. Je deelt een overzicht van de apparatuur en jouw wensen.
2. Inzameling. We spreken af hoe en wanneer de partij wordt opgehaald. Inzamelmiddel, verpakking en transport regelen wij.
3. Dataverwijdering. Gegevens worden professioneel gewist of gegevensdragers worden fysiek vernietigd.
4. Hergebruik of recycling. Bruikbare hardware krijgt waar mogelijk een tweede leven, de rest wordt passend verwerkt.
5. Registratie en afrekening. Je ontvangt de afgesproken documentatie en een vergoeding als jouw partij restwaarde heeft.

Zo hoef je niet te sorteren of lijsten te vullen voordat je een voorstel krijgt: een lijst of een paar foto’s is genoeg om te starten. Lees hier meer over onze dienstverlening voor zakelijke e-waste.

Hoe weet je zeker dat je data echt weg is, en wat is je hardware nog waard?

Op afgeschreven hardware staan vaak nog klantgegevens, personeelsinformatie en vertrouwelijke documenten. Formatteren of simpelweg bestanden verwijderen is dus niet genoeg. Herbruikbare datadragers wissen wij gecertificeerd met Certus-software. Defecte of extra gevoelige datadragers shredderen we fysiek volgens DIN66399-H5. Per datadrager leggen we serienummer en methode vast in een vernietigingsverklaring. Dat bewijs heb je nodig bij een audit. Meer weten? Lees dan ook dit blog over het verschil tussen datavernietiging en data wissen.

Heeft jouw hardware restwaarde? Dat kan, maar het hangt af van type, leeftijd, staat en aantal. Een recente A-merk laptop levert meer op dan een oude generieke desktop, en soms wegen de verwerkingskosten zwaarder dan de opbrengst. Wat de kosten en de opbrengst worden, stemmen we vooraf met je af. Hoe dat werkt, lees je hier.

Voor jouw verantwoording zijn de certificeringen ook belangrijk. Whale is WEEELABEX-gecertificeerd voor de verwerking van IT- en telecomapparatuur binnen de scope van onze certificaten, VIHB-geregistreerd en ISO 9001- en ISO 14001-gecertificeerd. Je kunt dit allemaal hier controleren.

Welke administratie moet je kunnen laten zien, en wat gebeurt er bij onjuiste afvoer?

Bij een controle moet je kunnen aantonen wat er is afgevoerd en aan wie. Zorg dat de afvaladministratie per afvoer het volgende bevat:

• Datum, soort afval en hoeveelheid
• De ontvanger en eventuele vervoerder
• Plaats en manier van afgifte en de beoogde verwerking
• Ontvangstbewijzen, weegbonnen en facturen
• Begeleidingsbrieven en afvalstroomnummers, waar van toepassing

Voor de reguliere afvaladministratie geldt in beginsel een bewaartermijn van vijf jaar (zie Ondernemersplein). Voor IT komen daar serienummers en vernietigingsverklaringen bij. Bewaar die in het dossier van de betreffende afvoer.

Toezicht op de afgifteplicht ligt bij de omgevingsdiensten en de ILT. Wie e-waste verkeerd afvoert of de administratie niet op orde heeft, kan te maken krijgen met handhaving: van een waarschuwing of herstelopdracht tot een last onder dwangsom, een strafbeschikking of strafrechtelijke vervolging. Een waarschuwing vooraf is niet gegarandeerd. Leg daarom intern vast wie de afvoer mag regelen, welke partner je gebruikt en waar de documenten liggen.

Oude IT laten ophalen: wat regelt Whale?

Staat er oude IT na een vervanging, verhuizing of datacenterproject? Whale Recycling ondersteunt je organisatie vanuit Rotterdam en Tilburg. Vanaf 200 kg oude IT-hardware is onze ophaalservice gratis, inclusief verpakken op locatie. Printers en monitoren tellen niet mee voor dat gewicht, maar gaan wel mee. Voor kleinere partijen bespreken we graag de mogelijkheden.

Stuur een inventarislijst met foto’s voor een waardebepaling en een voorstel voor inzameling, dataverwijdering en verwerking. Wij zeggen wat we doen en we doen wat we zeggen.